Changer de logiciel sans perdre son portefeuille

C'est le frein numéro un au changement d'outil, et il est légitime : un portefeuille représente des années de saisie. La peur n'est pas de payer un nouvel abonnement, c'est de perdre l'historique en route. Voici ce qui se récupère vraiment, ce qui se perd souvent, et comment s'y prendre.

Ce qui se récupère presque toujours

Les données structurées sortent bien de la plupart des outils : identité des clients, coordonnées, liste des contrats avec compagnie, numéro, dates d'effet et d'échéance, primes. Si votre logiciel actuel propose un export CSV ou Excel, ces informations suivront.

Un tableur bien tenu se migre d'ailleurs aussi bien qu'un logiciel : ce qui compte n'est pas l'outil de départ, mais la régularité des colonnes.

Ce qui se perd, si on n'y prend pas garde

• Les pièces jointes : conditions particulières, avenants, quittances, souvent stockées à part et non incluses dans l'export.
• L'historique des échanges : mails, comptes rendus d'appels, notes internes, rarement exportables proprement.
• Les antécédents de sinistres et de résiliation, quand ils étaient saisis en commentaire libre plutôt que dans un champ dédié.
• Les liens de famille ou de groupe entre clients : un foyer, une holding et ses filiales, une entreprise et son dirigeant.

Les trois pièges classiques

1. Les doublons

Un même client saisi deux fois, avec deux orthographes ou deux adresses mail, devient deux fiches dans le nouvel outil. Le moment de la migration est justement l'occasion de les fusionner : une détection automatique au passage évite de recopier des années de désordre.

2. Les contrats orphelins

Un contrat dont le client n'a pas été correctement rattaché se retrouve dans le vide. C'est le défaut le plus fréquent des exports anciens, où la clé de liaison entre client et contrat n'est pas fiable. Il faut le vérifier avant la bascule, pas après.

3. Les échéances

Vérifiez en priorité les dates d'échéance des trois mois à venir. C'est la donnée qui coûte le plus cher si elle se perd : une échéance manquée, c'est un client qui part sans que personne ne l'ait vu venir.

La méthode qui marche

• Exportez d'abord, en gardant une copie brute du fichier d'origine, avant toute retouche.
• Importez un échantillon de trente clients, pas tout le portefeuille : les erreurs de structure apparaissent tout de suite.
• Contrôlez trois dossiers que vous connaissez par cœur, du client au contrat jusqu'aux pièces.
• Basculez ensuite le reste, puis gardez l'ancien outil en lecture seule un ou deux mois.
• Ne résiliez qu'après avoir passé une échéance complète dans le nouvel outil.

Combien de temps ça prend

Pour un portefeuille de taille courante et un export propre, comptez une trentaine de minutes de mise en route, puis quelques jours de vérification au fil de l'eau. Les migrations lourdes, typiquement depuis Salesforce ou un logiciel métier ancien avec une base volumineuse, demandent un accompagnement dédié : c'est un travail de reprise, pas un simple import.

Chez AELIAM, l'import du portefeuille fait partie de l'onboarding, avec détection des doublons et rattachement des contrats aux bons clients. Pour les bases lourdes, une prestation d'accompagnement prend le relais.