Vos pièces rangées au bon endroit, sans que personne ne les range
Classement automatique par client et par contrat, recherche plein texte, pièces de conformité rattachées au dossier qu'elles couvrent. Hébergement dans l'Union européenne.
Ce qu'un cabinet accumule vraiment
Un contrat ne produit pas un document, il en produit une dizaine, sur toute sa durée de vie. Multipliez par le nombre de contrats du portefeuille : la question n'est plus de savoir où stocker, mais comment retrouver.
- Conditions particulières et avenants, à chaque modification du contrat
- Quittances et avis d'échéance, année après année
- Fiches de devoir de conseil et pièces DDA, à produire en cas de contrôle
- Déclarations de sinistre, rapports d'expertise, courriers de la compagnie
- Pièces d'identité, RIB, statuts, Kbis pour les dossiers professionnels
Une GED qui travaille toute seule
Classement automatique
Chaque document arrive rattaché à son client et à son contrat. Personne ne choisit un dossier de destination, donc personne ne se trompe de dossier.
Recherche plein texte
Retrouver une clause d'exclusion ou un avenant de 2023 se fait en tapant ce dont on se souvient, pas en descendant une arborescence.
Pièces de conformité rattachées
La fiche de devoir de conseil et les justificatifs restent attachés au contrat qu'ils couvrent. En cas de contrôle ACPR, le dossier se sort d'un bloc.
Hébergement souverain
Stockage dans l'Union européenne, conforme RGPD, cloisonné par cabinet. Vos pièces clients ne croisent celles de personne d'autre.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une GED pour un cabinet de courtage ?
C'est la gestion électronique des documents appliquée aux pièces d'assurance : conditions particulières, avenants, quittances, fiches de devoir de conseil, déclarations de sinistre. L'enjeu n'est pas de stocker, c'est de retrouver la bonne pièce des années plus tard, rattachée au bon contrat.
Combien de temps un courtier doit-il conserver ses documents ?
Les pièces qui prouvent le conseil rendu doivent pouvoir être produites bien après la vente, et les délais de prescription en assurance se comptent en années. En pratique, un cabinet conserve les pièces d'un contrat pendant toute sa vie puis plusieurs années après sa résiliation, ce qui rend l'archivage structuré indispensable.
Faut-il classer les documents à la main ?
Non. Les pièces produites dans AELIAM, devis, fiches DDA, contrats signés, sont rattachées automatiquement au client et au contrat concernés. Les documents importés se rangent au même endroit.
Les documents sont-ils comptés dans l'abonnement ?
Chaque palier inclut un volume de stockage, et le dépassement est facturé au-delà. Le détail figure sur la page des tarifs.
Peut-on retrouver une clause précise dans un contrat ?
Oui, la recherche porte sur le contenu des documents et pas seulement sur leur nom. Retrouver une clause d'exclusion ou un avenant signé il y a trois ans se fait en tapant ce dont on se souvient, sans descendre une arborescence de dossiers.
Que deviennent les documents importés depuis un ancien outil ?
Ils se rangent au même endroit que les pièces produites dans AELIAM, rattachés au client et au contrat concernés. C'est le point à vérifier lors d'une migration : les pièces jointes sont souvent stockées à part et absentes des exports.
Les pièces sont-elles utilisables en cas de contrôle ACPR ?
C'est leur raison d'être. Les fiches de devoir de conseil sont datées à leur production et archivées avec les justificatifs qu'elles couvrent, de sorte que le dossier d'un contrat sorte d'un bloc plutôt que d'être reconstitué depuis une boîte mail.
Où sont hébergés les documents ?
Dans l'Union européenne, cloisonnés par cabinet et conformes au RGPD. Aucun cabinet n'accède aux pièces d'un autre, et les documents sont restitués sur simple demande en cas de départ.
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